La représentante ou le représentant de l’entreprise entame la procédure d’établissement d’une convention d’objectifs dans l’outil COS, qui comprend les étapes préparatoires suivantes :
Important
L’outil COS est accessible à l’adresse suivante :
Au moment de démarrer avec l’outil COS, vous devrez avoir à portée de main les renseignements obligatoires énumérés ci-dessous. Par ailleurs, il vous faut avoir défini au préalable le type de convention d’objectifs souhaité avec votre conseillère ou conseiller en énergie.
- Nom et adresse de l’entreprise ainsi que du site ou des sites d’exploitation
- Numéro d’identification des entreprises (IDE)
- Identificateur fédéral de bâtiment (EGID) pour l’entreprise et pour le site ou les sites d’exploitation
- Numéro du Registre des entreprises et des établissements (REE) pour le site ou les sites d’exploitation
- Code d’activité économique (NOGA) pour le site ou les sites d’exploitation
- Type de convention d’objectifs (ACE, COC ou COU)
La responsabilité quant aux conventions d’objectifs, aux données et aux délais incombe à l’entreprise concernée. Celle-ci est propriétaire des données dans l’outil COS.
Des informations détaillées sont disponibles sous les liens fournis aux différentes rubriques.
Information
Il vous faudra environ 15 à 30 minutes pour réaliser les six étapes, puis tout sera prêt pour que le/la conseiller/ère en énergie puisse élaborer la convention d'objectifs et en assurer le suivi par la suite.
Étape 1 : Enregistrer l’entreprise
Cette étape initiale est requise pour toute entreprise qui ne figure pas encore dans l’outil COS.
Important
- Pendant le processus d'enregistrement, l'IDE de l'entreprise est demandé. La première personne (collaborateur de l’entreprise) qui s'enregistre avec cet IDE devient automatiquement le/superutilisateur le superutilisateur de cette entreprise.
- Le superutilisateur peux traiter toutes les demandes ultérieures des employés qui s'enregistrent avec le même IDE de l'entreprise.
- Il est possible de transférer cette fonction de superutilisateur à une autre personne ultérieurement, dès que d'autres collaborateurs de votre entreprise sont enregistrés dans l’outil COS et que vous le souhaitez.
- En tant qu'entreprise ou conseiller énergétique désigné, vous pouvez à tout moment modifier les données saisies pour la convention d’objectifs jusqu’à sa soumission.
Enregistrement de l’entreprise:
- Lors de la première connexion à l’outil COS, sélectionnez le rôle
«Collaborateur/trice d’une entreprise» (1) puis cliquez sur le bouton «S’enregistrer» (2).
- Saisissez le numéro d'identification des entreprises (IDE) puis cliquez sur "Rechercher":
On distingue deux cas de figure :
Si votre entreprise est déjà enregistrée avec cet IDE dans l’outil COS parce qu’une autre collaboratrice ou un autre collaborateur a déjà effectué cette procédure, vous accédez directement à la page d’accueil (étape 2).
Si votre entreprise n’est pas encore enregistrée avec cet IDE dans l’outil COS, la première personne (collaboratrice ou collaborateur de l’entreprise) qui s’enregistre avec ce numéro IDE doit compléter un formulaire de renseignements concernant l’entreprise, et l’outil lui attribue automatiquement le rôle de superutilisateur pour l’entreprise. Si vous êtes cette première personne, veuillez compléter le formulaire ci-dessous. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.
- Nom et adresse de l'entreprise
- Identificateur(s) fédéraux de bâtiment (EGIDs) de l'entreprise
- Numéro de téléphone de la personne de contact
Une fois que l’entreprise est enregistrée, vous accédez à votre page d’accueil.
Étape 2 : Définir la convention d’objectifs
Important
Le type de convention d’objectifs (ACE, COC ou COU) a été établi préalablement. Il détermine le processus et les instances impliquées dans l’outil COS (Confédération et/ou cantons) et ne peut donc pas être modifié par la suite
Pour définir la convention d’objectifs, veuillez procéder comme suit :
- Cliquez sur le signe « + » dans la section « Convention d’objectifs – Ma liste de tâches » :
Complétez le formulaire. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.
- Type de convention d'objectifs :
- Convention d'objectifs universelle (COU)
- Convention d'objectifs cantonale (COC)
- Analyse de la consommation énergétique (ACE)
- Désignation de la convention d'objectifs
- Modèle (uniquement pour les COU)
- Modèle d'efficacité (ME)
- Modèle de mesures (MM)
- Année de début (p. ex 2024) de la convention d’objectifs
- Durée en années (uniquement pour les COC)
- Canton (uniquement pour les COC et ACE)
Une fois le formulaire complété et validé, la convention d'objectifs est désormais listée sur votre page d'accueil.
- Cliquez sur la ligne de la convention d’objectifs pour l’ouvrir :
Étape 3 : Saisir le contact principal
Important
Si le contact principal pour la présente convention d’objectifs est une tierce personne (ni le superutilisateur, ni la collaboratrice ou le collaborateur enregistré ou attribué à l’entreprise), les indications le concernant revêtent un caractère informel. Cette tierce personne ne participe alors pas activement à la convention d’objectifs et, à ce titre, elle n’assume aucun droit ni obligation.
Pour saisir un contact principal :
- À la rubrique «Contact principal», cliquez sur l’icône du crayon
Complétez le formulaire. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires :
- Prénom
- Nom
- Adresse
Étape 4 : Désigner la conseillère ou le conseiller en énergie
Une conseillère ou un conseiller en énergie doit impérativement être saisi dans l’outil COS pour chaque convention d’objectifs.
Pour saisir la conseillère ou le conseiller en énergie, veuillez procéder comme suit :
- Cliquez sur « + » dans la section «Conseiller(s) en énergie» :
- Dans la liste déroulante, sélectionnez la conseillère ou le conseiller souhaité.
- Une fois le conseiller ajouté, il faut impérativement cliquer sur le bouton «Informer le conseiller» pour que la conseillère ou le conseiller reçoive l’information et puisse débuter le traitement de la convention d’objectifs. À défaut, un signe d’avertissement s’affiche en haut à droite de l’écran.
Étape 5 : Lancer le traitement de la convention d’objectifs
Important
Pour démarrer le traitement de la convention d’objectifs, cliquer sur le bouton «Commencer le traitement».
Pour démarrer le traitement de la convention d'objectifs :
- En tant que conseiller, collaborateur ou superutilisateur de l'entreprise, vous lancez l'édition de la convention d'objectifs en cliquant sur « Commencer le traitement » dans la barre horizontale :
Suite de la procédure
Votre conseillère ou votre conseiller en énergie vous accompagne dans l’élaboration de la convention d’objectifs et tout au long du processus de validation jusqu’à l’entrée en vigueur de la convention.
Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans l’élaboration de la convention d’objectifs!
Dernière modification 22.01.2025